ORGANIZACION DE LA EMPRESA
PROCESO DE ORGANIZACIÓN
Definir las responsabilidades de cada persona o grupo de personas que trabajan para la empresa. Al organizar a la empresa, usted define quién hace qué y evita vacíos y confusiones.
Para organizar a la empresa, comience por el plan estratégico; así pues, al tomar en cuenta los objetivos o la misión de la compañía:
- Identifique las funciones de la empresa.
- Transforme las funciones en departamentos.
- Defina las responsabilidades de las personas.
- Diseñe la estructura organizacional.
FUNCIONES DE LA EMPRESA
Son las principales tareas que se deben realizar para alcanzar los objetivos. Todas las empresas tienen las mismas funciones, que son: abastecimiento y operaciones, marketing y ventas, finanzas, logística y recursos humanos.
CREACION DE DEPARTAMENTOS Y DEFINICION DE RESPONSABILIDADES
Una vez que se han dividido los objetivos y se han identificado las funciones, el trabajo a realizar se divide en unidades o bloques, de acuerdo con los criterios más apropiados para su ejecución.
ü A los bloques de trabajo se les puede llamar departamentos, gerencias, unidades, sectores, divisiones, direcciones, áreas, etc.
ü El departamento puede estar a cargo de una sola función de la empresa.
ü Aunque todas las compañías tengan casi siempre las mismas funciones, la cantidad de departamentos varía de una empresa a otra y depende del volumen de operaciones y del número de colaboradores. Las funciones son tareas, los departamentos son unidades de trabajo.
El resultado de la división del trabajo es la especialización de las personas.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Es probable que cada departamento sea responsable de toda una función, un grupo de tareas, un tipo de cliente, un producto o un área geográfica. Estos y otros criterios de departamentalización definen la estructura organizacional de la empresa. Al diseño de la estructura organizacional se le llama organigrama.
Criterios de departamentalización:
- Personas
- Funciones
- Productos
- Clientes
- Área geográfica
UNIDADES DE NEGOCIOS
A medida que la empresa crece, los negocios o áreas de actuación tienden a diversificarse, lo cual incrementa la necesidad de descentralizar las actividades de autoridad. Si eso sucede, es conveniente pensar en el modelo de las unidades de negocios, o unidades estratégicas de negocios. Estas se vuelven indispensables cuando la empresa crece y:
- Comienza a actuar en territorios diversos y distantes entre sí.
- Atiende a clientes muy distintos, cada uno de los cuales tienes necesidades muy propias.
- Trabaja con líneas de productos y servicios muy diferentes unos de otros.
La empresa estructurada en unidades de negocios tiene un grupo de servicios centralizados, llamados funciones o servicios corporativos.
La estructura de las unidades de negocios ofrece la gran ventaja de concentrar recursos especializados para posibilitar el aprovechamiento de muchas oportunidades, la estructura de unidades de negocios tiene ventajas como las siguientes:
- Mayor facilidad en la formulación de estrategias de negocios y prioridades para cada tipo de empresa.
- Equilibrio entre los objetivos de las unidades y entre éstos y las metas globales de la compañía.
- Gran facilidad de análisis y actuación sobre el ambiente estratégico de cada tipo de negocio.
- Simplificación del proceso de planeación.
Desventajas:
- Perdida de significado del proceso de planeación estratégico por la elección arbitraria de las unidades de negocios.
- Posibilidad de aislamiento de las unidades, lo cual generaría “canibalismo” y una disputa por los recursos.
- Dificultad para mantener alineados los objetivos generales de la organización y los propósitos de cada unidad.
- Imposibilidad de que ciertas unidades hagan uso común de los recursos.
- Riesgo de un excesivo poder de las unidades y pérdida de control en la administración central.
ESTRUCTURAS COMPLEJAS
A las estructuras que siguen los criterios básicos de la departamentalización se les llama, en conjunto, estructuras funcionales permanentes. Éstas son apropiadas para lidiar con actividades continuas, como la producción y el abastecimiento de bienes y servicios, atención a los clientes y procesamiento de documentos, entre otras. Muchas de estas tareas exigen la coordinación entre departamentos. Las empresas también realizan actividades temporales a la medida, que involucran varios departamentos permanentes en un esfuerzo concertado. Para llevar a cabo las actividades continuas dentro de la organización funcional, puede utilizar la organización por procesos.
DEFINICION DE RESPONSABILIDADES
Son las obligaciones o deberes de las personas por la realización de tareas o actividades. Al conjunto de tareas específicas por las cuales se responsabiliza una persona se le llama cargo. Cargo es la unidad mínima de trabajo de la estructura organizacional y consiste en una mezcla de tareas o actividades que una persona debe desempeñar.
Los cargos tienen títulos que identifican la tarea principal del ocupante: montador, secretaria, profesor, asistente de gerencia general, director de recursos humanos. Su contenido especifica las tareas o responsabilidades que el ocupante debe desempeñar.
AUTORIDAD
Es el derecho legítimo que los jefes o gerentes tienen de dirigir o gobernar el comportamiento de los integrantes de su equipo, llamados subordinados, colaboradores o funcionarios, dependiendo del tipo de organización. La autoridad es la contrapartida de la responsabilidad.
Tipos principales de autoridad:
- Línea.
- Asesoría.
- Funcional.
COMO UTILIZAR EL ORGANIGRAMA LINEAL
Es una grafica que representa la distribución de responsabilidades y la autoridad entre personas o departamentos de la empresa. Se puede utilizar el organigrama lineal junto con el convencional, o sustituirlo por éste, para trabajar con proyectos o actividades permanentes. Se trata de una grafica que muestra:
- En las hileras, una lista de actividades.
- En las columnas, departamentos o personas que participan en la ejecución de las operaciones.
- En las celdas, la división de las responsabilidades y de la autoridad entre los departamentos para la realización de las tareas.
Los símbolos utilizados en las celdas indican la distribución de responsabilidad y autoridad en cuatro niveles principales. De manera habitual, se utilizan cuatro niveles:
- R Responsable
- A Autoridad para aprobar o prohibir la marcha de las actividades o el resultado final.
- C debe ser consultado antes de que se realice la actividad o como condición para que ésta se lleve a cabo.
I debe ser informado sobre la ejecución de la actividad o sus resultados.